| Promoción y divulgación
Diseñar, coordinar y ejecutar las estrategias de promoción, divulgación y admisión de los programas de posgrado, asegurando la inscripción y seguimiento de aspirantes, así como la comunicación oportuna con las áreas involucradas.
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- Coordinar las actividades administrativas de divulgación, promoción y difusión para los programas de posgrado en conjunto con el equipo de Posicionamiento y Relacionamiento.
- Activar los programas de posgrados para el proceso de inscripción de aspirantes.
- Hacer seguimiento a los inscritos y generar reportes para las áreas interesadas.
- Participar en la definición de estrategias para promover las inscripciones.
- Reportar en el sistema los admitidos a los programas y enviar cartas de respuesta oficial a los aspirantes.
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| Planeación académica
Organizar y gestionar el proceso de planeación académica de los programas de posgrado, incluyendo la definición de cursos, horarios y profesores, garantizando la oferta académica adecuada y actualizada. |
- Solicitar cursos, enviar información a Registro y gestionar honorarios.
- Enviar cartelera del periodo anterior para definir horarios, profesores/as y demás datos requeridos.
- Consolidar información y solicitar ajustes de los programas de posgrados.
- Enviar información de cursos a ofertar a la Oficina de Registro y solicitar activación de cursos.
- Crear cursos nuevos y registrar horarios en Banner.
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| Logística académica
Supervisar y coordinar los aspectos logísticos de los programas de posgrado, asegurando la asignación eficiente de recursos, salones y horarios, y resolviendo conflictos para garantizar el desarrollo fluido de las actividades académicas. |
- Negociar salones, informar asignaciones y gestionar conflictos de horario.
- Informar a los programas de posgrados sobre la asignación de salones.
- Revisar requisitos y depurar reportes de conflictos de horario de los programas de posgrados.
- Inscribir cursos y dar respuesta a solicitudes de estudiantes.
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| Actividades administrativas y académicas
Consolidar, actualizar y gestionar la información académica y administrativa de los programas de posgrado, garantizando la precisión, el cumplimiento normativo y el soporte adecuado a los procesos institucionales. |
- Consolidar y enviar listas de estudiantes en los cursos a los programas de posgrados.
- Actualizar y hacer seguimiento a la información de los programas en la página del MEN, la de planeación y la de Derecho.
- Coordinar capacitaciones para los/las asistentes académicos/as.
- Recopilar información de estudiantes que presentan el examen de inglés y registrarlos.
- Solicitar los contenidos programáticos de los cursos de todos los programas de posgrados.
- Generar reportes, estadísticas y demás responsabilidades delegadas por la Dirección de Posgrados.
- Hacer seguimiento a la actualización del catálogo general.
- Reportar a Registro los cambios de notas solicitados por los programas y hacer el seguimiento correspondiente.
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| Proceso de grado
Coordinar y gestionar todas las actividades relacionadas con el proceso de grado, desde la revisión de documentos hasta la logística de las ceremonias, asegurando la correcta ejecución y la satisfacción de los graduandos y las diferentes instancias académicas. |
- Enviar documentos para firma de la Decana y del Director de la Escuela, posteriormente enviarlos a Registro.
- Coordinar la logística de los grados por ceremonia, incluyendo elaboración del orden del día, gestión de seguridad y ubicación de la mesa principal.
- Gestionar el ingreso de invitados, invitaciones de graduandos y acompañantes y solicitud de refrigerios para la mesa principal.
- Suministrar listas de graduandos.
- Coordinar la gestión de las solicitudes de grados por ceremonia y ventanilla del programa de doctorado.
- Gestionar las firmas a través de la plataforma de Adobe Sign.
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| Secretaría técnica
Apoyar a los programas de posgrado mediante la gestión técnica y administrativa del Comité, asegurando la adecuada organización de casos, documentación de decisiones y seguimiento a las solicitudes aprobadas. |
- Asistir al Comité de los programas de posgrados en calidad de secretaria.
- Recopilar, gestionar y organizar las solicitudes de casos al Comité de los programas de posgrados.
- Tomar nota de las decisiones del Comité y elaborar el acta correspondiente.
- Elaborar cartas de respuesta a las solicitudes de los/las estudiantes.
- Responsable del trámite de las solicitudes aprobadas en el Comité.
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| Desarrollar actividades y labores indicadas por la decanatura |
- Ejecutar tareas adicionales delegadas por el jefe inmediato relacionadas con los procesos en los que participa.
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