Gestionar las actividades administrativas, logísticas y operativas de los programas de posgrado, garantizando la correcta divulgación, seguimiento de los trámites administrativos y la organización de los recursos y documentos necesarios para su desarrollo.

·         Gestionar actividades administrativas y logísticas para los/las interesados/as internos y externos.

·         Revisar carpetas y documentos de aspirantes y reportar la información a la profesional.

·         Apoyo, seguimiento y verificación de cursos incluidos en la planeación del semestre, siguiendo las instrucciones de la Profesional.

·         Distribuir las comunicaciones y notificaciones de asignación de salones generadas y aprobadas por la Profesional Académica.

·         Consolidar y enviar listas de clases de estudiantes en los cursos a los programas de posgrados.

·         Solicitar los contenidos programáticos de los cursos de todos los programas de posgrados y hacer el respectivo seguimiento.

·         Revisar el registro semestral de notas de los cursos realizado por los profesores filtrando los pendientes disciplinarios y reprobados.

·         Recibir y completar información para el repositorio de tesis de los programas de posgrados (agregar notas, profesores asesores y fechas)

·         Gestionar las solicitudes de Registro sobre los contenidos programáticos para la elaboración de la certificación para egresados de programas.

·         Apoyar la consolidación de las listas de descuentos para ser reportadas a quien corresponda.

Apoyar de manera eficiente los procesos administrativos, comunicacionales y documentales de la Escuela de Posgrados, asegurando la correcta atención a estudiantes y el cumplimiento de los procedimientos internos, especialmente en la organización de repositorios de información, tramitación de correspondencia, documentación oficial.

·         Dar respuesta a estudiantes y atención, redactar respuestas claras y oportunas a las consultas generales de los estudiantes, vía correo electrónico, teléfono o presencial, sobre programas, horarios, requisitos, procesos de matrícula y fechas importantes.

·         Apoyar con la proyección de comunicaciones oficiales como memorandos, circulares y oficios, utilizando las plantillas institucionales establecidas ,para reportar información a otras áreas.

·         Mantener el archivo físico y digital del área de Posgrados organizado y actualizado, siguiendo las normativas de gestión documental, (repositorio y directorio de profesores, syllabus, y otros.)

Gestionar y asegurar la correcta organización y ejecución de las ceremonias de grado y otros eventos relacionados, gestionando los trámites, requisitos y logísticas, así como garantizando la correcta entrega de documentos y diplomas.

·         Elaborar el protocolo y la logística de las ceremonias de grado.

·         Gestionar las compras, reservas y solicitudes de recursos (catering, alquiler de equipos, y otros) para las ceremonias de grado, siguiendo el protocolo definido.

·         Apoyar en la revisión y en la logística para recoger y entregar los diplomas a Registro.

Apoyar el proceso de recolección, consolidación y revisión de la información requerida para la contratación de profesores de los diferentes posgrados de la Escuela, (asistentes graduados, profesores de cátedra, civiles y bonificaciones), asegurando el cumplimiento de los plazos y la exactitud de los datos para la contratación.

·         Gestionar la creación de terceros para contratos civiles de la Escuela de Posgrados.

·         Revisar detalladamente la información y documentación recibida, enfocándose en la exactitud, coherencia y completitud de los datos críticos: horas, montos, períodos, información de profesores, centros de costo etc, y consolidar la información en el listado maestro en cumplimiento de los formatos institucionales.

·         Preparar matriz consolidada para la revisión de la Profesional Académica, y el seguimiento proactivo para asegurar el procesamiento oportuno, sirviendo como enlace para la resolución de cualquier novedad o subsanación de errores.

Ejecutar y apoyar en la realización de tareas adicionales y proyectos estratégicos solicitados por la Decanatura, garantizando la correcta implementación de procedimientos internos y participando en actividades y reuniones institucionales según sea necesario.

·         Apoyar en actividades de planeación estratégica de la Escuela de Posgrados.

·         Participar en reuniones institucionales como representante de apoyo administrativo cuando sea requerido.

·         Apoyar en la correcta implementación de procedimientos y lineamientos en los procesos internos.

Promover la innovación y mejora continua en los procesos administrativos y logísticos de la Escuela de Posgrados, asegurando la implementación de nuevas herramientas tecnológicas, la capacitación constante y el cumplimiento de los estándares de calidad establecidos.

·         Participar en capacitaciones y actividades de formación relacionadas con su cargo.

·         Apoyar en la implementación de nuevas herramientas tecnológicas para la gestión administrativa.