Gestionar y ejecutar las estrategias de promoción, divulgación y admisión definidas para los programas de posgrado, asegurando la inscripción y seguimiento de aspirantes, así como la comunicación oportuna con las áreas involucradas.

·         Garantizar la activación oportuna de los programas de posgrado en los sistemas de información institucionales para el proceso de inscripción de aspirantes.

·         Realizar el seguimiento permanente y sistemático de los aspirantes inscritos y generar los reportes de gestión requeridos por la Coordinación y las áreas interesadas.

·         Suministrar información y datos de gestión para apoyar la definición de estrategias de promoción e inscripción.

·         Reportar en el sistema los admitidos a los programas y enviar cartas de respuesta oficial a los aspirantes.

Procesar, consolidar y verificar la información necesaria para la planeación académica (cursos, horarios, asignación docente) de los programas de posgrado, asegurando la coherencia de la oferta con los lineamientos de la Escuela de Posgrados y brindando el soporte necesario para su ejecución.

·         Consolidar la información académica de los posgrados (planes de estudio, prerrequisitos, créditos) y proponer ajustes a la Coordinación Académica de Posgrados cuando se identifiquen inconsistencias.

·         Realizar la activación de los cursos aprobados y asignados para el semestre en la plataforma de Registro, verificando su correcta configuración.

·         Registrar en el sistema institucional los nuevos cursos que hayan sido formalmente aprobados y la información de horarios validada.

·         Verificar la coherencia entre la planeación académica (cursos y horas) y las necesidades de contratación docente (cátedra, civiles, asistentes graduados, bonificaciones), y preparar el soporte documental para la revisión final de la Coordinación Académica de Posgrados.

Gestionar y ejecutar la asignación de recursos logísticos para las actividades académicas de los programas de posgrado, asegurando la asignación eficiente de recursos, salones y horarios, y resolviendo conflictos para garantizar el desarrollo fluido de las actividades académicas.

·         Gestionar las solicitudes de conflictos de horario de los programas de posgrados, escalando a la Coordinación Académica los casos que requieran una revisión adicional.

Consolidar, actualizar y gestionar la información académica y administrativa de los programas de posgrado, garantizando la precisión, el cumplimiento normativo y el soporte adecuado a los procesos institucionales.

·         Hacer seguimiento activo a los programas para asegurar la disponibilidad y actualización de los contenidos programáticos de todos los cursos.

·         Monitorear y validar que la información de los posgrados en el catálogo general de la Universidad esté correcta y actualizada.

·         Hacer seguimiento al envío de las listas de estudiantes en los cursos a los programas de posgrados.

·         Recopilar información de estudiantes que presentan el examen de inglés y registrarlos.

·         Monitorear y reportar a las direcciones de programa y a la Coordinación Académica los casos de estudiantes que incumplen los requisitos de permanencia académica según el reglamento.

·         Gestionar las solicitudes de homologaciones de los estudiantes (plataforma) y de los programas (correo electrónico) de la Escuela de Posgrados

·         Suministrar información a la Coordinación sobre las solicitudes realizadas por los estudiantes ante Unidades Centrales (Matrículas, Registro, Apoyo Financiero y/o Descuentos), para apoyar la gestión y trámite.

·         Realizar el seguimiento administrativo a los estudiantes con financiamiento externo, asegurando el cumplimiento de los requisitos documentales.

·         Gestionar de la convocatoria para las sesiones de capacitación o actualización dirigidas a los asistentes académicos/as de los programas.

·         Verificar y reportar a la coordinación Académica los ajustes y cambios de notas, pendientes especiales y otros solicitados por las direcciones de programa, asegurando que se cumplan los procesos y plazos.

·         Consolidar la información de valores pecuniarios y listas de descuentos aprobadas por la Facultad y solicitadas por Matrículas y Descuentos

·         Generar reportes preliminares sobre estudiantes matriculados y otra información clave del proceso

·         Elaborar y actualizar reportes estadísticos y cuadros de mando requeridos

Gestionar todas las actividades relacionadas con el proceso de grado, desde la revisión de documentos hasta la logística de las ceremonias, asegurando la correcta ejecución y la satisfacción de los graduandos y las diferentes instancias académicas.

·         Gestionar la logística de los grados por ceremonia.

·         Recoger y custodiar los diplomas y devolver los no entregados en la ceremonia de grado a la oficina de Registro.

Garantizar el soporte administrativo y técnico al Comité de Posgrados, asegurando la adecuada organización de casos, documentación de decisiones y seguimiento a las solicitudes aprobadas.

·         Redactar el acta de cada sesión del Comité previo envío para revisión.

·         Elaborar las comunicaciones de respuesta a los estudiantes y programas sobre las decisiones tomadas por el Comité

·         Generar reportes, estadísticas e indicadores de desempeño para alimentar el proceso de planeación estratégica de la Escuela

·         Participar en reuniones institucionales como representante de apoyo administrativo cuando sea requerido.

·         Realizar la correcta implementación de procedimientos y lineamientos en los procesos internos.

Promover la innovación y mejora continua en los procesos administrativos y logísticos de la Escuela de Posgrados, asegurando la implementación de nuevas herramientas tecnológicas, la capacitación constante y el cumplimiento de los estándares de calidad establecidos.

·         Participar en capacitaciones y actividades de formación relacionadas con su cargo.

·         Apropiar en el cargo la implementación de nuevas herramientas tecnológicas para la gestión administrativa.

·         Gestionar la elaboración de manuales de procedimiento y guías operativas.

·         Cumplir los estándares de calidad establecidos por la unidad.